In de moderne competitieve zakenwereld staan alle organisaties voor nieuwe uitdagingen met betrekking tot duurzame productiviteit en het creëren van de meest toegewijde werknemers. Het verkrijgen van de doeloutput in een organisatie hangt grotendeels af van de consistentie van het productiviteitsniveau van de werknemers.
In de huidige bedrijfsomgeving kan geen enkele organisatie presteren op het hoogste niveau van productiviteit, tenzij elk van zijn werknemers zich inzet voor het verbeteren van de organisatorische niveaus voor productiviteit. Dit betekent dat de werknemers zullen bijdragen aan de groei van het bedrijf.
Maar helaas slagen sommige bedrijfseigenaren er vaak in om de dagelijkse productiviteit van hun werknemers te controleren. Het gevolg is dat hun werkprestaties schadelijk zijn voor de groei van het bedrijf en dat dit ding niet kan worden gedetecteerd en gecontroleerd.
Zoiets zou het vermogen van het bedrijf om zijn doelstellingen te bereiken kapot maken. Maar dankzij de technologie en de softwaretools voor het bewaken van de productiviteit van werknemers hoeven organisaties niet te wachten op de prestatiebeoordelingsprogramma's van veel te lange tijd om te weten hoe ze het doen op het werk.
Belangrijkste redenen voor het gebruik van software voor werknemersbewaking
E-mails zijn de belangrijkste bron van gegevensinbreuken voor bedrijven omdat werknemers informatie moeten uitwisselen via zakelijke correspondentie, dus het is van cruciaal belang om gegevens te beveiligen en bij te houden wanneer u moet voldoen aan de HIPAA-wetten, GRAMA-verzoeken en FINRA-voorschriften.
Er zijn enkele eenvoudige oplossingen voor e-mailbewaking op de markt beschikbaar die u helpen e-mails van werknemers te controleren om ervoor te zorgen dat kritieke gegevens niet doelbewust of onopzettelijk worden gedeeld. Programma's voor het monitoren van werknemers omvatten monitoringmogelijkheden voor e-mail en meer hulpmiddelen voor het bewaken van andere activiteiten van de werknemers terwijl ze hun werk doen.
Een ander centraal aspect van software voor werknemersbewaking is de capaciteit om hun activiteit te controleren tijdens het gebruik van de apparatuur van het bedrijf, zoals de laptops en desktops. Met dergelijke oplossingen kunt u zien welke websites worden geopend door uw werknemers, werknemers die meestal bestanden downloaden en wanneer zij USB-stations aansluiten of verwijderen.
Deze tools kunnen u ook waarschuwen wanneer bepaalde zoekwoorden worden doorzocht die bezorgdheid van uw bedrijf vereisen en deze omvatten zoeken naar een baan, zoeken naar pornografen of zoekopdrachten gerelateerd aan concurrerende contacten.
De beste hulpmiddelen voor het monitoren van de werkplek bieden u beheerstaken waarmee u dergelijke soorten activiteiten kunt blokkeren en ook de toegang tot ongepaste of onbeveiligde websites kunt beperken. U kunt met succes tools gebruiken om het werk van uw werknemers te bewaken om erachter te komen wat een medewerker vandaag de dag doet.
Waar moet u juridisch en technisch rekening mee houden?
Het controleren van e-mails van werknemers lijkt een inbreuk op de privacy van werknemers te zijn, maar het Amerikaanse Hooggerechtshof heeft in 2010 geoordeeld dat het legaal is voor organisaties en bedrijven om de acties van werknemers te controleren terwijl ze aan het werk zijn en terwijl ze het bedrijf gebruiken 'apparatuur. Dit omvat pagers, laptops, USB-drives en mobiele apparaten. Programma's voor het bewaken van de belangrijkste logboeken en voor het vastleggen van wachtwoorden kunnen worden gebruikt, zelfs als er enige ethische controverse rond het onderwerp van hun gebruik bestaat.
Het is belangrijk om te onthouden dat de federale overheid geen beperkingen oplegt aan de internetbewaking van werknemers. Aan de andere kant zijn er enkele individuele staten die bescherming als eerste plaatsen.
Steeds meer landen vragen werknemers momenteel om hun werknemers op de hoogte te stellen in het geval hun bedrijf de online activiteiten van werknemers controleert en dit omvat toetsaanslagen en e-mails. Dergelijke meldingen kunnen worden gepubliceerd in het werknemershandboek of als e-mailherinnering.
Stealth-modus versus transparante modus
Wanneer werkgevers dergelijke monitoringtools gebruiken, kunnen ze de optie kiezen om ze stealth of transparante modus te gebruiken.
Stealth-modus is ook bekend als stille modus. Dit betekent dat de medewerkers niet kunnen zien dat ze worden gecontroleerd. Hoogwaardige monitoringtools zullen ongezien en ongemerkt door werknemers worden uitgevoerd.
De transparante manier van bewaken stelt uw medewerkers in staat om het bewakingsprogramma op hun systemen te bekijken. Dergelijke software vereist installatie op elke individuele computer inclusief de administratieve portal. Dit zal niet zo eenvoudig zijn als de stealth-modus, omdat de admins elk afzonderlijk rapport van elk systeem moeten controleren om te zien hoe het met de medewerkers gaat.
Hoe werken monitoringtools?
Instrumenten voor het volgen van werknemers moeten op meerdere systemen zijn geïnstalleerd, inclusief een centraal station, in het geval dat werkgevers willen dat ze onopgemerkt blijven door gebruikers. Om ervoor te zorgen dat dit type tool goed werkt, moet u eerst de firewall uitschakelen en deze wordt weer ingeschakeld zodra het installatieproces is voltooid.
Aan de andere kant is het vrijwel onmogelijk dat het programma werkt zonder extra patches en programmering om pc-bewakingssoftware in het programma te laten werken. Hierdoor wordt een gat in het beveiligingssysteem doorboord en wordt het netwerk kwetsbaar voor allerlei soorten malware, virussen, spyware enzovoort.
Wees voorzichtig met vermomde virussen
U moet zich bewust zijn van het feit dat er veel hulpmiddelen voor bewaking van medewerkers zijn, die feitelijk verborgen virussen zijn en hoewel ze u mogelijkheden bieden voor keylogging en het vastleggen van uw wachtwoord, zij verzamelen ook de gegevens achter de schermen en verkopen deze om de de veiligheid van de organisatie. De meeste hulpprogramma's voor het controleren van de activiteit van werknemers kunnen rond de firewall werken, maar het is nog steeds mogelijk dat sommige bedreigingen onopgemerkt doorkomen.
Implementatie van de software: cloud en on-premises
Een ander belangrijk aspect om te overwegen, is de manier waarop u de software implementeert. On-premises is de meest gebruikte optie en de meeste tools bieden het aan. Hiermee kunt u het programma en de gegevens die het op uw eigen server verzamelt hosten. Deze oplossing vereist wat meer IT-kennis en het kan langer duren om deze in te stellen. Cloud-oplossingen zijn daarentegen eenvoudiger te beheren en kunnen sneller worden opgezet dan de lokale implementatie.
Oplossingen die aansluiten op uw behoeften
Ouderlijke software en bewakingssoftware zijn twee oplossingen die het gebruik van de pc controleren. Ze zijn allebei geïnstalleerd en worden gebruikt op één computer, en ze vormen niet dezelfde bedreigingen als de e-mailbewakingstools, die we bijvoorbeeld al zeiden rond firewalls te werken.
Monitoring software en ouderlijke software worden geleverd met extra opties die zijn ontworpen om cyberaanvallen te voorkomen, samen met hulpmiddelen voor het monitoren van kinderen en echtgenoten wanneer ze online gaan.
Er zijn veel bedrijven die ook op zoek zijn naar e-mailsoftware en apps die uitgaande en inkomende berichten controleren op spyware, virussen en Trojaanse paarden.
Er is ook software voor e-mailversleuteling die persoonlijke gegevens en kritieke informatie kan beveiligen wanneer deze wordt verzonden naar ontvangers van derden. Dergelijke hulpmiddelen zorgen ervoor dat gevoelige gegevens alleen worden gebruikt en gebruikt door personen die de informatie echt nodig hebben, terwijl ze ook zo veilig mogelijk zijn.
Hier zijn de beste vijf keuzes om de activiteit van werknemers te volgen:
Teramind
Teramind levert software die het proces van het verzamelen van het gebruikersgedrag van werknemers op pc's stroomlijnt om verdachte activiteiten te identificeren, efficiëntie en effectiviteit te bewaken, mogelijke bedreigingen te detecteren en de naleving door de industrie te waarborgen. De missie van Teramind is om beveiligingsincidenten te verminderen door realtime toegang te bieden tot gebruikersactiviteiten door waarschuwingen, waarschuwingen, omleidingen en gebruikersblokkades aan te bieden om bedrijven en organisaties zo veilig en zo efficiënt mogelijk te houden.
De software biedt zowel on-premise als op de cloud gebaseerde implementatieopties om aan de vereisten van elke organisatie te voldoen.
Teramind kan met succes vaststellen welke gebruikers het meest risicovol zijn voor uw bedrijf door de trends in hun gedrag te analyseren. U kunt nagaan welk specifiek beleid zij hebben geschonden en hen vervolgens opleiden om toekomstige incidenten te voorkomen.
Met deze tool kunt u ook regels schrijven die reageren op waarneembare gebruikersactiviteiten, zoals het blokkeren van een e-mail die wordt verzonden of een waarschuwing wanneer een bepaald document wordt afgedrukt. Je hebt ook de mogelijkheid om alle activiteiten op te nemen en te loggen, en ze spelen het af als een video en analyseren metadata van sessies.
Om aan de slag te gaan met de software moet je deze stappen volgen:
- Meld u gratis aan voor de medewerkersmonitoring-software van Teramind Basic Cloud.
- Installeer de bewakingsagenten op de machines die u wilt monitoren en kies voor volledige of parttime opties voor besturing.
- U moet elke waarschuwings- en bewakingsinstelling aanpassen om het platform aan uw behoeften aan te passen.
- U hebt toegang tot alle functies van het softwareplatform voor unieke monitoringmogelijkheden die zowel de beveiliging als de productiviteit verbeteren.
HipChat
HipChat werkt vrij goed als een aanvullende tool voor platformen in WorkZone-stijl. Dit is een tijdmanagementtool die in essentie een instant messenger is die is gebouwd voor werkplekken. U kunt het gebruiken om permanente chatrooms of 1-op-1 communicatie in te stellen.
Een van de handigste functies is een complete chatgeschiedenis, en nu hoeven de werknemers die een vergadering op HipChat hebben gemist niet langer iemand anders te onderbreken om bij te praten, maar zullen ze de sessie opnieuw moeten bezoeken en er snel doorheen moeten bladeren.
Deze tijdopsporingssoftware is een belangrijk hulpmiddel om de dagelijkse werkprestaties van werknemers te controleren, en het kan een kans blijken om te identificeren welke strategieën tot de meeste productiviteit leiden.
WorkiQ
WorkiQ is een tool die het computergedrag van medewerkers volgt en rapportages levert over hun tijd besteed aan niet-productieve en productieve applicaties. Het dashboard van de tool biedt duidelijke visuals die u vertellen welke medewerkers en actief betrokken zijn bij hun werk en welke continu worden afgeleid.
Deze tool biedt u de mogelijkheid om allerlei soorten activiteiten te categoriseren, processen in alle applicaties bij te houden en te vergelijken hoe verschillende gebruikers vergelijkbare werkeenheden verwerken. De managementdashboards bieden de volgende voordelen:
- Identificatie van onproductief gedrag op het moment van optreden
- Productief gedrag signaleren en belonen
- Een vergelijking van de werkelijke productiviteit van werknemers, inclusief de mix en de complexiteit van de werkmedewerkers
- Afstandsbedieningen beheren
- Toppresteerders identificeren om hun processen in de loop van de tijd te kunnen repliceren
- Verbetering van de werkverdeling door de identificatie van onderbenutte vaardigheden of overwerkte werknemers
DeskTime
DeskTime is een eenvoudige en veilige tijdregistratie-app waarmee u de efficiëntie en productiviteit van uw bedrijf kunt verhogen. Met behulp van deze tool kunt u dagelijkse activiteiten, ziekteverlof, overwerk en vakanties van uw werknemers gemakkelijker controleren. U krijgt een duidelijk overzicht van de workflow van uw team. Met DeskTime kunt u apps, URL's en ook offline tijd volgen en hebt u ook toegang tot gedetailleerde gegevens over de manieren waarop uw medewerkers apps en websites gebruiken en wat ze doen wanneer ze niet online zijn.
De tool biedt uw automatische screenshots en trackers voor activiteitsratio waarmee u de tijd besteed aan individuele projecten kunt volgen. DeskTime biedt diepgaande inzichten en rapporten voor facturering, en u kunt het gebruiken om gemakkelijk aan te passen, te downloaden en ook CSV-rapporten te verzenden om uw klanten de meest nauwkeurige informatie te geven over de hoeveelheid werk en tijd besteed aan alle projecten die door het bedrijf zijn ontwikkeld .
U kunt zowel lokale als externe teams overzien van zowel uw mobiel als uw desktop en op deze manier kunt u tijd besparen door de rapporten over de prestaties van uw bedrijf te bekijken terwijl u onderweg bent. Het ondersteuningsteam van het hulpprogramma is beschikbaar via chat, voicemail en ook e-mail. Het team van DeskTime volgt de industriële beveiligingsnormen om de persoonlijke informatie die ze krijgen te beveiligen.
Asana
Asana is een tool die taken, projecten, dashboards en gesprekken biedt om teams in staat te stellen hun werk van begin tot einde efficiënter te verplaatsen. U kunt het gebruiken om de voortgang van elk project te bekijken zonder een statusmeeting te plannen of zonder e-mails te hoeven verzenden. Met deze tool kunt u aangepaste velden gebruiken om alles bij te houden dat voor u van groot belang is, of het nu gaat om bugs, sollicitanten of leads.
U kunt uw taken indelen in gedeelde lijsten of kaarten voor al uw vergaderingen, programma's en initiatieven. Met de secties en kolommen kunt u Asana aanpassen om uw workflows te matchen en om structuur toe te voegen aan al uw projecten.
U kunt het werk van een taak opdelen in kleinere delen of het werk onder meerdere projecten verdelen en wanneer een enkele taak een groot en een belangrijk initiatief wordt, kunt u er snel een project van maken.
Het gedrag van werknemers is onvoorspelbaar en met behulp van deze geweldige tools kunt u hun efficiëntie op het werk en de algehele productiviteit van uw bedrijf verhogen. Blader door ze allemaal en kies uw favoriete, volgens uw behoeften. We garanderen de hoge kwaliteit van alle tools die we hierboven hebben besproken voor het controleren van de activiteit van uw werknemers op het werk.
