De receptie is het gezicht en de stem van elke organisatie. Een geautomatiseerde receptionist software vereenvoudigt het hele proces van bezoekersbeheer. Of het nu de klant, kandidaat of klant is, voor hen is de receptionist het eerste contactpunt met de organisatie. Dat is de reden waarom ze net zo belangrijk zijn voor een bedrijf als de HR of de marketingafdeling.
Daarom is een receptionist in hoge mate verantwoordelijk voor een prettige ervaring vanaf het moment dat de klant belt of de organisatie binnenkomt. Maar het managen van communicatie van aangezicht tot aangezicht, online en van oproepen kan tegelijkertijd stressvol zijn.
Diverse kantoorfuncties zoals het bellen van klanten, facturering, het plannen van afspraken, etc. kunnen bijdragen aan hun toch al uitdagende baan. Dat is het moment waarop een geautomatiseerde receptionist-software komt om te redden.
Hier volgt een kort overzicht van enkele toonaangevende front office-beheersoftwaresystemen voor verhoogde efficiëntie in 2019.
- 1
Vonage zakelijke oplossingen
Vonage Business Solutions, beschikbaar als apps en downloads, helpt de zakelijke communicatie te verbeteren. Deze cloud-gebaseerde geautomatiseerde receptionistensoftware mengt moeiteloos met webbrowsers, smartphones en zakelijke producten.
De zakelijke telefoonsystemen van Vonage zijn perfect voor middelgrote bedrijven die hun VoIP-telefoonsysteem afstemmen op apparaten die op internet werken.
Het helpt bedrijven ook om via de telefoon verbinding te maken, via sms-berichten of via videoconferenties, waardoor ze veel tijd besparen voor de receptionisten.
Oproepaankondiging, niet storen optie, of screening naar de optie om verschillende apparaten op een extensie aan te sluiten, behoren tot de belangrijkste functies. Accountmanagers kunnen oproepen beheren via het beheerdersportaal en gespreksopnames evalueren, dashboardzichtbaarheid wijzigen en meer.
Ze kunnen ook factuurgegevens bekijken en inbelbeperkingen voor de portal oplossen. Naast desktopoplossingen kunnen gebruikers ook de mobiele app downloaden voor eenvoudige toegang. Het kan ook worden gesynchroniseerd met Google, Outlook of CRM.
Prijs: begint vanaf $ 19, 99.
- 2
GoCanvas
Gegevensinvoer en contactbeheer zijn een van de cruciale aspecten van het personeel bij de receptie. GoCanvas is een van de beste front office-beheersoftware waarmee gebruikers hun werk binnen enkele minuten kunnen voltooien.
Het wordt geleverd met krachtige functies voor organisaties door gebruikers te helpen bij het maken en aanvullen van onbeperkte formulieren. Als een bonus: gebruikers kunnen ook onbeperkte gegevens opslaan.
Het biedt een hulpprogramma voor slepen en neerzetten waarmee gebruikers hun eigen mobiele apps kunnen maken zonder codering of programmering. Het stelt gebruikers ook in staat foto's te maken voor het controleren van hulpmiddelen of het bewaken van neushoorns in slechts één klik.
Bovendien kan het helpen bij het bevestigen van een klantorder door simpelweg een handtekening op uw smartphone te krijgen.
Canvas helpt ook bij berekeningen om de orderprijs correct te schatten. Wat nog meer? Het houdt gebruikers op de hoogte van de apparatuur of de locatie van het team met GPS-tracking.
Barcodescanning in één klik, naadloze verwerking van mobiele betalingen en het uploaden van de klantendatabase in de andere apps zijn enkele van de andere opmerkelijke functies.
Prijs: gratis proefversie beschikbaar; bedrijfsniveau-versie begint vanaf $ 45.
- 3
Greetly Digital Receptionist
Greetly Digital Receptionist is een app voor bezoekerscontrole waarmee gebruikers meer gedaan krijgen. De administratie is een kritisch en complex onderdeel van elke organisatie en Greetly vereenvoudigt de workflow met automatisering.
Van het beheren van de balie tot het regelen van vergaderingen of reisschema's, deze software vereenvoudigt alle multitasking en bespaart tijd.
Deze front office-beheersoftware is bedoeld om geld te besparen en de efficiëntie te verhogen, terwijl een hoge mate van maatwerk wordt geboden. Het werkt op een bezoekerslog in de cloud en is altijd beschikbaar voor extra gemak.
Bovendien verzendt het directe meldingen via een spraakbericht, e-mails, sms-berichten of met behulp van Slack.
Prijs: 14-dagen gratis proefversie beschikbaar; begint vanaf $ 99 / maand.
- 4
Jive-stem
Jive-voice is een andere cloudgebaseerde en geïntegreerde geautomatiseerde rec
De beeldbewerkingsplan-editor van de app helpt het telefoonsysteem op een geweldige manier in te stellen. Het helpt bij het maken van vooraf geplande planningen met behulp van een aangepast kiesplan dat automatisch wordt ingeschakeld zodra de gebruiker is vertrokken. Gebruikers kunnen ook aangepaste begroetingen toevoegen en tegelijkertijd het schema voor de hele dag in één keer toevoegen.
Een van de andere belangrijke functies is Find Me / Follow Me waarmee gebruikers de inkomende oproepen naar verschillende telefoons in een bepaald arrangement kunnen doorsturen. Hiermee kunnen individuele gebruikers een exclusieve gespreksstroom opbouwen terwijl ze overschakelen naar hun extensie.
Prijs: begint vanaf $ 19, 95.
- 5
Hootsuite
Het beheren van de receptie gaat niet alleen over het bijwonen van oproepen of het beheren van bezoekers. Maar het gaat ook om het vinden en creëren van een klantendatabase en een van de beste manieren om dit te doen is via sociale media.
Hootsuite is ongetwijfeld een van de toonaangevende software waarmee gebruikers hun sociale media op één plek kunnen beheren. Op deze manier wordt het een competitieve front office-beheersoftware die receptionisten helpt om de sociale media te bemachtigen.
De software is ontworpen om tijd te besparen door gebruikers te helpen bij het plannen van hun sociale berichten. Het helpt hen om op elk moment actief te blijven op sociale mediaplatforms door automatisch een aantal van de posts op alle sociale accounts tegelijk in te plannen.
Het houdt ook gebruikers op de hoogte met vooraf geautoriseerde inhoud die het team kan plaatsen. De gegevens worden opgeslagen in het gewenste cloudbestand van de gebruiker.
Wat nog meer? Het stelt gebruikers ook in staat om het effect van social media-promoties te schatten met gedetailleerde rapportage. Bovendien kunnen gebruikers ook sociale mediachats zoeken en filteren met behulp van hashtags, zoekwoorden en ook locatie.
Gebruikers kunnen gesprekken in verschillende talen vinden. Dit helpt hen inzicht te krijgen in wat anderen over hun merk praten, enz.
Prijs: 30 dagen gratis proefversie beschikbaar; daarna geprijsd op $ 5, 99 / maand.
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, heeft een receptioniste bij de receptie veel te regelen. Van bezoekersbeheer, het bijwonen van klantoproepen, het plannen van vergaderingen, lunches of reisplannen tot het beheren van de klantendatabase, er moet nog veel worden gedaan.
Dit zijn enkele van de best-geautomatiseerde receptionist-software die hen helpt op tijd te besparen en dingen eenvoudiger te maken. Begin ze dus in uw bedrijf te implementeren voor een hogere productiviteit.
GERELATEERDE BERICHTEN:
- 5 beste software om online te verkopen en de aandacht van klanten te trekken
- 5 van de beste webinarsoftware om verbinding te maken met uw klanten
- 5 beste eventmanagementsoftware voor een hoofdpijnvrij evenement
