6 documentbeheersoftware om de efficiëntie op kantoor te verbeteren

De komst van cloudopslag heeft de stress van het verwerken van rommelig papierwerk op de juiste manier geëlimineerd. Werkgevers kunnen dus tijd besparen en tegelijkertijd de workflow verbeteren. Dus, als u uw gebruik van papieren documenten wilt verminderen en de efficiëntie wilt verbeteren, bent u op de juiste plek. Dit artikel biedt u zes van de beste documentbeheersoftware om uit te kiezen.

Documentbeheersoftware, ook wel bekend als Document Management Systems (DMS), zijn computerprogramma's, speciaal ontworpen om documenten en workflows bij te houden, te stroomlijnen en te beheren, met als hoofddoel de werklast te verminderen en de workflow te versnellen.

Volg dit bericht om een ​​uitgebreid overzicht te krijgen van enkele van de beste beschikbare hulpmiddelen voor het beheren van documenten.

Wat zijn de beste documentbeheersoftware voor pc?

1

eFileCabinet

eFileCabinet is vandaag de dag de toonaangevende documentbeheersoftware. Het is gebouwd om het opslaan, ophalen en delen van kantoorbestanden te vergemakkelijken. De functie van de software gaat echter verder dan documentbeheer, omdat het ook is uitgerust met hulpmiddelen voor boekhouding en HR-beheer.

eFileCabinet host twee ondersteuningsvarianten: de desktopversie (compatibel met Windows 10) en de mobiele versie, speciaal ontworpen voor mobiele apparaten.

Deze documentbeheersoftware host een functie die bekend staat als "cloud-view", waarmee gebruikers een back-up van hun bestanden in de cloud kunnen maken, rechtstreeks via het softwareplatform. Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig bestanden bekijken en extraheren op elk apparaat, mits een dergelijk apparaat is verbonden met internet.

Ook voldoet eFileCabinet aan alle noodzakelijke branchevoorwaarden, waaronder SEC, HIPAA, FINRA en andere standaardvereisten.

Bovendien werkt de software perfect samen met SecureDrawer, een unieke deelfunctie, die fungeert als een end-to-end bestandsdelingsplatform tussen u en uw klanten. Het kan naadloos worden geïntegreerd met verschillende externe software zoals MS Outlook, veilige e-handtekening, scanners, printers en meer.

Lastl, . eFileCabinet-software voor documentbeheer biedt zowel online als on-premise services. De software biedt twee weken gratis proefversie voor nieuwe gebruikers, waarna ze zich kunnen abonneren op een betaald abonnement voor een startprijs van $ 15.

EFileCabinet downloaden

2

OpenKM

OpenKM is zonder twijfel een van de meest populaire documentbeheersoftware op de markt. Het is een zeer veelzijdige managementsoftware voor enterprise-klasse, die is gebouwd om kantoortaken uit te voeren, gaande van documentbeheer tot workflowautomatisering tot administratieve functies.

De tool is speciaal ontworpen voor Windows-computers. Het is echter ook toegankelijk via een groot aantal andere desktopbesturingssystemen zoals Linux.

Kortom, de documentbeheersoftware bevat een dynamische set modules, die de volledige beheeractiviteiten van de software uitvoeren. Sommige van deze modules omvatten: elektronische facturering, e-handtekening, cryptografie (voor codering en decodering van bestanden), streepjescode, e-mailverzamelaar en meer.

Dankzij het flexibele ontwerp van de software kan het naadloos worden geïntegreerd met relevante kantoorhulpmiddelen zoals AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office en meer. Het beschikt ook over een pluggable authenticatiesysteem, dat kan worden aangesloten op externe databases of servers zoals SQL, Oracle, MySQL en enkele andere.

In het licht van het voorgaande krijgen gebruikers de mogelijkheid hun gehele workflow te stroomlijnen om de efficiëntie te verbeteren. Vandaar dat deze documentbeheersoftware door velen wordt gezien als meer een projectbeheersoftware dan een gewone documentbeheerder.

OpenKM biedt twee basisplannen voor nieuwe gebruikers: OpenKM Community en OpenKM Professional . De eerste is gratis beschikbaar (met beperkte functies), terwijl de laatste met krachtigere functies een betaald plan is en wordt aangeboden door offerte (aangepaste prijs).

Voor meer informatie over het systeem en de downloadvereisten van de software, meldt u zich aan op de OpenKM-downloadwebsite.

OpenKM downloaden

3

Templafy

Templafy is misschien wel een van de beste documentbeheersoftware op de huidige markt. Het is een allround hulpprogramma dat is ontworpen om efficiënt kantoordocumenten op te slaan, op te halen en te delen. Het is een cloudgebaseerd platform dat alle vormen van computersystemen en mobiele apparaten ondersteunt.

Voor het gemak zijn er ook aangewezen versies voor desktop (inclusief Windows) en smartphones (mobiele apps).

Kort gezegd vergemakkelijkt Templafy opslag van bestanden en teamsamenwerking door het conventionele, onsamenhangende, proces van werken op verschillende platforms te elimineren.

De documentbeheersoftware stroomlijnt alle essentiële werkplekgereedschappen, in het bijzonder document-genererende hulpmiddelen zoals MS Office, op een enkel platform, waardoor u een uniforme workflow krijgt.

Bovendien heeft Templafy een redelijk navigeerbare interface, wat het ideaal maakt in een low-tech werkomgeving, omdat elk teamlid in staat is om feedback te geven, bestanden te delen en documenten te maken met onvoorstelbaar gemak.

Al deze worden gekanaliseerd via een enkele feed en worden gecontroleerd door de beheerder (werkgever) om te zorgen dat aan alle vereisten en kwaliteitsnormen wordt voldaan.

Ten slotte is Templafy, net als de meeste duurzame hulpprogramma's, niet goedkoop. In feite is het handig een van de duurste documentbeheersoftware op de markt. Het is beschikbaar tegen een vast abonnement van $ 355 per maand. Er is echter een gratis proefperiode voorafgaand aan het volledige abonnement. Bezoek hun officiële website voor meer informatie.

Templafy downloaden

4

SutiDMS

SutiDMS, een product van SutiSoft, is een van de meest uitgebreide documentbeheersoftware op de markt. Het is uitgerust met een reeks hulpmiddelen voor het beheren en organiseren van documenten, het delen van bestanden, het bijhouden van gegevens en het verbeteren van teamsamenwerking.

Het is een online, webgebaseerde, software die op verschillende manieren wordt ondersteund op zowel desktop als mobiele apparaten.

Daarnaast beschikt SutiDMS over een reeks multifunctionele functies, waaronder een aanpasbaar dashboard, documentbibliotheek, het vastleggen van OCR-documenten, meerdere integraties (met MS Outlook, Gmail en Yahoo Mail), samenvoegen van bestanden, archivering en bewaring van documenten, e-handtekening en forums. onder andere.

De software fungeert in feite als de ultieme opslagruimte, waar u al uw documenten kunt bewaren, en de webgebaseerde functionaliteit zorgt ervoor dat u op elk gewenst moment documenten kunt openen en ophalen.

Desalniettemin biedt deze documentbeheersoftware een prijsstelling voor ondernemingen, die beschikbaar is via een offerte.

Er zijn twee lagere plannen: het Premium-plan en het Professional-plan . Het Professional-plan is ontworpen voor maximaal 10 gebruikers en is beschikbaar tegen een tarief van $ 18 per gebruiker (per maand). Het Premium-plan is daarentegen bedoeld voor een middelgrote organisatie met minder dan 500 werknemers en is beschikbaar tegen een tarief van $ 20 per gebruiker (per maand).

SutiDMS downloaden

5

FileHold

FileHold is een volledig geïntegreerde oplossing voor documentbeheer, die verschillende sets functies bevat om gebruikers een gecentraliseerde opslag en vereenvoudigd werkproces te bieden. De software is een van de weinige documentbeheersoftware die speciaal is bestemd voor Windows 10 pc en andere versies van Windows (7/8 / 8.1). Niettemin is het ook toegankelijk via webbrowsers op Linux- en Mac-computers.

De functies van de software zijn onderverdeeld in "standaard", "optioneel", "aangepast" en "documentscanning en beeldbewerking". Sommige van deze functies omvatten metadata capture (document tagging), kalender, elektronische formulieren, eSignature, OCR (server side), auto-filling, SmartSoft capture en meer.

Bovendien host FileHold de mogelijkheid om te integreren met een set software van derden zoals MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint en meer. Dit alles vergemakkelijkt het opslaan, ophalen en delen van bestanden, evenals workflow-coördinatie.

Ten slotte biedt FileHold twee standaard tariefplannen; FileHold Express en FileHold Enterprise. Het Express-plan is bedoeld voor kleine bedrijven met minder dan 20 werknemers, terwijl het Enterprise-plan ideaal is voor grotere organisaties of teams met meer dan 20 leden.

De abonnementsprijzen van beide abonnementen zijn echter alleen beschikbaar via een offerte. U kunt een e-mail sturen naar het verkoopteam van FileHold om een ​​offerte voor uw bedrijf te ontvangen.

FileHold downloaden

6

M-Files

M-Files is een van de beste documentbeheersoftware die vandaag beschikbaar is. Dit is van groot belang voor de functie "duplicatieanalyse", die is ontworpen om gebruikers te beschermen tegen het dupliceren van documenten. Het is een cloudgebaseerd DMS; vandaar dat het wordt ondersteund op zowel desktops als mobiele platforms.

Er zijn ook aangewezen desktopversies (voor Windows 10 / 8.1 / 8/7), evenals mobiele apps voor geselecteerde mobiele apparaten.

Daarnaast organiseert deze documentbeheersoftware voor Windows 10 een georganiseerde opslag, waar documenten op de juiste manier worden georganiseerd en opgeslagen. Het analyseert documentzoekacties door bestandsnamen te correleren met andere gerelateerde indicatoren zoals datums en projecten. Als zodanig is de software in staat om eenvoudig duplicaten te elimineren.

Bovendien vereenvoudigt het uniforme platform de efficiëntie op de werkvloer door het verbeteren van de toewijzing van taken (van werkgever tot werknemers) en de uitvoering en levering van taken (van werknemers tot werkgever). Het eindresultaat is een verbeterde productiviteit.

Bovendien is M-Files een flexibel DMS, dat eenvoudig kan worden geïntegreerd met tools zoals MS Office en een groot aantal CRM-tools zoals Salesforce. Dit maakt het ideaal voor vrijwel alle soorten bedrijven. Daarnaast zijn er drie basisimplementatieopties, waaronder on-premise, cloud-based en hybride (gecombineerd).

M-Files biedt één maand gratis proefversie voor nieuwe gebruikers, waarna ze eenvoudig kunnen upgraden naar het ondernemingsplan, dat wordt aangeboden door een offerte.

M-bestanden downloaden

Conclusie

Vandaag de dag neemt het gebruik van papieren documenten overal ter wereld af. Veel organisaties, scholen en overheidsinstellingen geven de voorkeur aan het gemak van papierloze opslag voor de omslachtigheid van papieren bestanden en mappen.

Daarom is er een voortdurende vraag naar standaard en duurzame documentbeheersoftware. Met het oog op deze vraag hebben we enkele van de beste documentbeheersoftware op de markt samengesteld om uw besluitvorming over DMS voor uw bedrijf te vergemakkelijken.